Covid-19: informations pratiques pour dirigeants

Covid-19: informations pratiques pour dirigeants


3/ Du PCA au plan de reprise d’activité

A/ Le PCA, plan de continuité d’activité

1. Le personnel et les activités clefs

Le PCA doit vous permettre d’assurer la continuité de votre activité même en mode dégradé. Son objectif est de défendre votre marque et votre réputation, ainsi que vos activités clefs.

Identifier vos activités stratégiques, celles qui sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Identifier les fonctions clés, celles qui sont indispensables aux activités stratégiques.

Identifier les personnes qui peuvent prendre ces fonctions clés et si possible en former d’autres (révisez vos plans de succession).

  • Préparez-vous au pire. Ne remettez pas à plus tard les décisions difficiles.
  • Penser à l’absentéisme généralisé.
  • Penser non seulement à l’accélération de l’épidémie mais aussi à son installation dans la durée.
  • Veiller à ce que vos principaux fournisseurs soient en mesure de continuer à vous soutenir ou à ce que vous ayez d’autres plans en main.
  • Construire des scénarios d’impact sur les ventes
  • Analyser la solidité de ses clients et fournisseurs (penser à les diversifier si besoin)
  • Analyser ses couts variables
  • Réduire ses couts et reporter les dépenses non indispensables
  • Commencez à penser aux seuils à partir desquels l’activité de certaines de vos filières doivent cesser. Rassurez-les sur ce point, objectivez ces chiffres.
  • Analysez ses coûts variables, réduire ses couts, décaler les embauches
  • Faire des scénarios de trésorerie (sur trois mois si possible)

2. Gestion des risques et gestion de crise

Gestion des risques : une analyse des risques doit être effectuée. Elle reprend l’ensemble des risques qui pèsent sur votre entreprise, regroupés thématiquement (juridiques, humains, financiers, etc.). Ils doivent ensuite être classés selon deux critères : la probabilité qu’ils se concrétisent et l’impact qu’ils auraient sur votre entreprise, ce qui permet de prioriser votre travail. 

Pour chaque risque, un plan de mitigation clair et concret doit alors être prévu. 

Gestion de crise : la gestion de crise prend le relai quand la situation dépasse le cadre des scénarios et procédures prévus et travaillés. La résilience de votre entreprise dépendra alors de votre capacité à appliquer la méthode de gestion de crise qui doit être travaillée en temps calme. 

3. Comment mener à bout ce projet

Ne considérez pas que le travail sur le PCA peut se faire « en plus » des activités normales : la direction générale doit donner les priorités et permettre aux collaborateurs de dégager le temps nécessaire.

Le projet doit idéalement être mené par le responsable risque de votre entreprise. 

Il doit se travailler collectivement, chaque direction (juridique, commerciale, etc.) présentant des risques spécifiques. 

B/ Maintenir la confiance avec les différentes parties prenantes

1. Fournisseurs, prestataires, clients : à qui parler et comment ?

En temps de crise, le reflexe peut être de vous replier sur l’interne, mais vous devez aussi penser aux parties prenantes externes.

Cartographiez vos parties prenantes ! Cette étape primordiale, qui doit être faite le plus finement possible, vous permettra de ne rien oublier. 

Pensez aux enjeux de chaque partie prenante et préparez-vous à y répondre. 

N’oubliez pas de communiquer pro-activement avec elles : vos canaux de communication interne ne touchent pas l’ensemble des personnes qui se rendent dans les locaux de votre entreprise. Si la communication doit être alignée entre l’interne et l’externe, vous devez également répondre aux enjeux spécifiques de chaque partie prenante. 

Informez-les, soyez honnêtes et transparents, optimisez vos relations. Cela vous permet de leur demander en retour patience et indulgence.

Expliquez-leur ce à quoi votre entreprise fait face, et comment vous vous proposez d’y répondre.

Augmentez votre capacité de réponse à leurs questions et demandes, tant pour les clients que pour les fournisseurs ou prestataires : vous pouvez mettre en place un numéro d’astreinte ou une boite mail dédiée (attention cependant d’allouer les ressources nécessaires si vous décidez de cela : du personnel formé et en nombre suffisant).

N’oubliez pas que chaque communication risque de fuiter : ne vous contredisez pas. Dans un mail destiné à l’interne, pensez également à rassurer les éventuels clients qui pourraient le lire : n’oubliez pas de parler de votre attention à assurer la continuité d’activité.

N’oubliez pas vos sous-traitants et prestataires. Si vous êtes une grande entreprise, vous avez également pour responsabilité de protéger ces employés sous-traitants. Vous serez jugés coupables par l’opinion publique si ces employés sont mis en danger, même si vous ne l’êtes pas légalement. Vérifiez comment ces entreprises qui travaillent avec vous mettent en place les mesures de sécurité nécessaires.

2. La chaine vertueuse [1]

Ne laissez pas une chaine de défaut de paiement se mettre en place. Payez et faites-vous payer.

Continuez à assurer la fluidité des rapports financiers interentreprises.

La transparence dans votre communication peut aider vos prestataires et fournisseurs à être plus souple avec les délais de paiement (mais fixez toujours avec eux une date butoir), soyez souples à votre tour avec vos clients, sans en abuser.

Rien ne justifie les comportements illégaux, ou anormaux en terme juridique, tant pour les entreprises (actes de gestion etc.) que pour les employés (abus d’indemnisations, arrêts de travail non justifiés etc.). Ne vous aliénez pas vos parties prenantes externes, la crise ne dure qu’un temps et nous devons déjà commencer à penser à l’après.

C/ Préparer l’après: le plan de reprise d’activité

Si l’urgence est d’organiser la continuité d’activité pendant l’épidémie et le confinement, il est également temps de penser à l’après, pour rester dans l’anticipation.

  • Votre manière de faire face à cette crise est en train de modeler ce que sera votre entreprise au moment de la reprise sur plusieurs plans :
    • Vos liens avec vos collaborateurs (et donc la motivation, la productivité de votre entreprise)
    • Vos liens avec les parties prenantes externes (et donc leur capacité à vous faire confiance, à travailler avec vous)
    • La résilience de votre entreprise (avez-vous ouvert une cellule de crise ? avez-vous mis en place un PCA ? avez-vous réussi à assurer la continuité d’activité en mode dégradé ?)
  • La reprise ne sera pas seulement l’arrêt de la crise. Elle comportera ses propres défis :
    • Rattrapage de l’activité
    • Surcharge de travail pour certains collaborateurs
    • Absentéisme (le retour au travail sera difficile pour beaucoup)
    • Continuité avec les modes de fonctionnement institués pendant la crise (télétravail, communication intense, sentiment d’appartenance à un groupe, collaboration avec les syndicats et IRP etc.)
  • La stratégie de reprise doit être travaillée dès maintenant.
    • Ouvrez une cellule stratégique, entourez-vous de personnes capables de penser à l’après sur tous ses plans, et qui sont peut-être désœuvrés maintenant
    • Pensez au marché tel que vous le trouverez après la crise. Étudiez vos possibilités d’évolution, d’adaptation.

D/ Benchmark et retour d’expérience

1. Benchmark

Cette crise affecte l’ensemble de l’économie mondiale. Capitalisez sur l’expérience des entreprises de votre secteur, en France comme ailleurs.

Une étude de ce qui a été fait en Italie ou en Chine, pays où la propagation du virus est plus avancée, serait particulièrement utile pour vous préparer à la suite.

2. Retex

Gardez une trace de ce qui arrive à votre structure. Vous pourrez réfléchir plus tard à ce que vous avez réussi et aux erreurs que vous avez pu commettre. Chaque crise apporte son lot d’enseignement, profitez-en.

[1] https://www.ladn.eu/entreprises-innovantes/nouvelles-gouvernances/coronavirus-absolument-preparer-salaries-apres-crise/

No Comments

Post a Comment