Covid-19: informations pratiques pour dirigeants

Covid-19: informations pratiques pour dirigeants


6/ Que faire lorsqu’un cas est confirmé

A/ L’ARS et les procédure immédiates

1. Notification

Dès lors qu’un cas est confirmé au sein d’une entreprise, plusieurs mesures sont à prendre en compte.

Il convient ensuite de contacter immédiatement l’ARS pour déclarer un cas avéré.

Vous pouvez d’ores et déjà préparer votre communication et vous mettre en relation avec les personnes qui auraient pu être en contact avec la personne contaminée si vous avez connaissance de son identité.

2. Désinfection et nettoyage [1]

En cas de contamination, les mesures suivantes doivent être prises, sachant que le coronavirus peut probablement survivre 3 heures sur surface sèche :

  • Équipement des personnes en charge du nettoyage des sols et surfaces avec port d’une blouse à usage unique, de gants de ménage.
  • Entretien des sols : privilégier une stratégie de lavage-désinfection humide de sorte que :
  • Les sols et surfaces soient nettoyés avec un bandeau de lavage à usage unique imprégné d’un produit détergent 
  • Les sols et surfaces soient ensuite rincés à l’eau du réseau d’eau potable avec un autre bandeau de lavage à usage unique
  • Un temps de séchage suffisant de ces sols et surfaces soit respecté
  • Les sols et surfaces doivent être désinfectés avec de l’eau de javel diluée avec un bandeau de lavage à usage unique différent des deux précédents.

Vérifiez que vos équipes de nettoyage ou votre prestataire nettoyage sont équipés.

3. Enquête

Au stade 2, il était encore possible de remonter les chemins de contagion et de déterminer comment une personne avait été infectée. Une enquête avait donc lieu. Elle permettait également de retrouver toutes les personnes qui auraient pu être en contact avec le patient.

Au stade 3, le virus circule trop largement pour que ces enquêtes soient utiles, elles ne sont donc plus conduites.

4. Fermeture du site et droit de retrait ?

Le bâtiment n’est pas forcément entièrement fermé pendant la période de nettoyage/désinfection. Cependant, vous devez avertir les collaborateurs que des produits de nettoyage irritants seront utilisés, et demander aux collaborateurs sensibles à ces produits de rester chez eux afin de ne pas s’y exposer. 

Dans ces conditions, dès lors que ces mesures de nettoyage sont mises en œuvre par l’employeur, la seule circonstance qu’un salarié a été contaminé ne suffit pas, sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux, à considérer qu’il justifie d’un motif raisonnable pour exercer son droit de retrait.[2]

B/ Communiquer en interne

Si un employé est infecté, il est essentiel de préparer des éléments de langage à destination des collaborateurs pour les avertir en toute transparence. Cette transparence est absolument nécessaire : elle constitue un rempart contre la propagation de rumeurs au sein de votre entreprise.

Il existe deux cas de figure : si vos employés sont tous en télétravail, il n’est pas nécessaire de communiquer aussi largement. Vous devrez pourtant vous montrer empathique et rassurer les collaborateurs qui auraient pu être en contact avec cette personne avant le confinement. Rassurez-les sur le fait que si l’un des collaborateurs de l’entreprise présente des symptômes en lien avec le virus, même s’il n’a pas encore été testé pour le Covid-19, les personnes susceptibles de l’avoir côtoyé ont été averties.

Si vos certains de vos employés sont toujours en activité sur site, votre communication devra être d’autant plus rapide, précise, transparente et empathique.

1. Pédagogie, transparence, que dire ?

  • Soyez transparent : ne pas être tenté de camoufler la vérité, répondre aux interrogations des collaborateurs etc.
  • Communiquez de façon permanente pour expliquer les mesures qui seront prises et pourquoi vous les appliquez :
  • Vous pouvez mettre en place un point de situation hebdomadaire qui vous permettra de communiquer sur les mesures que vous souhaitez adopter au sein de votre entreprise.
  • Soyez concret : parler des mesures que vous avez prises, de la logistique et des nouveaux processus que vous mettez en place.
  • Soyez le plus pédagogue possible.
  • Communiquez autour des décisions qui vous sont imposées par l’État et celles que vous avez mises en place de vous-même.
  • Préparez-vous aux fluctuations des consignes en fonction de l’évolution de la situation ; informez les collaborateurs que les mesures qui sont mises en place correspondent à la situation présente et sont susceptibles d’évoluer.
  • Faites une communication spécifique à destination des personnes sensibles en leur demandant de se présenter à la médecine du travail pour les identifier et adapter des mesures concrètes à leur cas.

L’agenda médiatique est centré sur la propagation du virus et beaucoup de fausses informations circulent. Il est important de communiquer avec pédagogie pour endiguer une psychose ou une panique généralisée qui seraient contre-productives.

Plusieurs éléments pour endiguer la psychose :

  • Communiquez en interne pour relayer les informations issues de l’OMS ou de l’Autorité Régionale de Santé et rappeler régulièrement les gestes barrières et les numéros du gouvernement mis en place.
  • Démentez les « fake news ». L’OMS a indiqué la marche à suivre pour se protéger au mieux du virus, mais a également travaillé à arrêter les fausses idées circulant sur le virus, en particulier sur le port du masque. 
  • Communiquez autour des mesures que vous avez prises, et/ou sur la manière dont vous y avez réfléchi. Si vos collaborateurs savent pourquoi vous avez pris ces décisions, ils seront plus enclins à s’y conformer.
  • Prenez la parole régulièrement pour éviter que les fausses informations ne circulent. Par exemple, instaurer un point de situation hebdomadaire.
  • Alignez votre communication avec les opérateurs, les sous-traitants, les filiales…

Ne pas oublier de communiquer aussi, et avec la même qualité de message, à vos business partners, vos sous-traitants etc. Penser à ce que l’épidémie peut signifier pour eux (ralentissement ou arrêt de l’activité, diminution des commandes etc.)

2. Canaux de communication et relais

Concrètement, cette communication peut prendre la forme :

  • D’un courriel envoyé à tous les collaborateurs 
  • D’un push SMS pour prévenir d’une situation inhabituelle ou urgente 
  • De fiches d’informations affichées dans les lieux de passages
  • De groupes WhatsApp

Attention, ne croyez pas que tout le monde va regarder l’intranet : assurez-vous que tous les employés, présents ou absents, ont bien reçu les consignes (c’est votre devoir d’employeur). Soyez proactifs.

i. Relais internes

N’oubliez pas d’activer des relais au sein de votre entreprise : les syndicats, les directeurs de filiales, les RRH, les personnes en contact avec les clients/fournisseurs/prestataires, le service médical etc.

Ces personnes ont un double rôle : d’une part, de relayer vos messages et, d’autre part, de faire remonter les inquiétudes ou questionnements des parties prenantes internes et externes avec lesquelles ils sont en contact. 

Prévoyez une réunion hebdomadaire avec ces différents acteurs afin de traiter de ces différents points. 

ii. Hotline

Il peut être intéressant de mobiliser une personne dédiée qui centralise les questions des collaborateurs sous la forme d’une hotline interne, ouverte quelques heures par jour afin de répondre au mieux aux questions que se posent les employés. Attention de bien allouer les ressources nécessaires si vous décidez de le faire.

iii. FAQ

Vous pouvez mettre en place une Foire aux Questions disponible, par exemple, sur votre intranet ou accessible via la newsletter. Il s’agit d’anticiper toutes les questions que les collaborateurs peuvent se poser en apportant les réponses. Cela vous fera gagner un temps précieux et vous évitera d’être sollicités par plusieurs canaux différents. Il est nécessaire, pour rendre la FAQ la plus lisible possible, d’organiser les questions/réponses par thèmes.

Cette FAQ ne sera pas forcément publiée mais peut servir à aligner la parole entre les différents RRH, managers, directeurs des ventes et des achats (etc.) qui devront répondre à ces questions.

Quelques exemples de thèmes qui pourraient être abordés dans la FAQ :

  • Un glossaire avec les termes utilisés pour parler de l’épidémie : clusters, confinement, personne co-exposée, personne contact, patient cas suspect, isolement…
  • Les mesures prises au niveau RH : quand puis-je faire du télétravail ? L’école de mes enfants est fermée, quelle est la marche à suivre ? Je ne peux pas faire de télétravail, comment faire ? Suis-je indemnisé ? Mon accès au serveur ne fonctionne pas depuis chez moi ; que faire ? 
  • L’information : comment être informé si des mesures spécifiques sont prises notamment durant le week-end ? Pourquoi est-il important de prendre son PC portable chaque soir avec soi ? Je n’ai pas de téléphone professionnel ; comment suis-je informé ?
  • Les politiques de confinement
  • Cas de suspicion : que faire en cas de suspicion de contamination sur le lieu de travail ? Quelle est la marche à suivre ? Quelle est la procédure de désinfection ?
  • Respect de la vie privée : est-ce que le nom de la personne contaminée sera transmis à ses collaborateurs ? Je pense que mon collègue revient d’une zone à risque et qu’il ne l’a pas déclaré, que faire ? 
  • Les gestes barrières : où est ce que je peux trouver du gel hydro alcoolique ? Quelles sont les mesures prises par l’entreprise pour limiter la propagation du virus ? Est-il justifié de porter un masque ? 
  • Etc.

3. Comportements à prévenir et exploitation des données personnelles

La peur et le manque d’information peuvent conduire vos collaborateurs à la stigmatisation ou au racisme (envers les personnes d’origine asiatique ou venant d’autres pays considérés comme à risque) et à la paranoïa. C’est pourquoi il est primordial de communiquer avec transparence sur les mesures mises en place au sein de votre entreprise.

Concrètement, il s’agit de repérer les comportements inadaptés et les personnes les plus fragiles ou de déminer le sujet en en parlant à vos collaborateurs.

Il s’agit de prévenir la délation et la stigmatisation des individus contaminés en ne les laissant pas de côté. Il est essentiel de ne pas les faire se sentir coupables ou honteux d’avoir contracté le virus en leur apportant l’empathie et l’attention nécessaire. Communiquez de façon adaptée et proactive en leur souhaitant un prompt rétablissement sans divulguer leur identité quand cela est possible.

Attention au fichage des employés et à la collecte de données personnelles (voyages privés récents, état de santé), ces documents doivent être parfaitement confidentiels, et libellés comme tels (avec la mention « pour usage interne uniquement »). Ils doivent être protégés. 


[1] https://h4osglg3af.files-sashido.cloud/7a11db0c612ac4287ff20c4864636aef_coronavirus_entreprises_et_salaries_qr_17032020.pdf.pdf

[2] https://h4osglg3af.files-sashido.cloud/7a11db0c612ac4287ff20c4864636aef_coronavirus_entreprises_et_salaries_qr_17032020.pdf.pdf

No Comments

Post a Comment