Covid-19: informations pratiques pour dirigeants

Covid-19: informations pratiques pour dirigeants


1/ Travailler à l’heure du confinement

A/ Organisation du télétravail

1. Législation et logistique d’organisation

Le télétravail peut être mis en œuvre lorsque l’aménagement du poste de travail est rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et pour garantir la protection des salariés.

L’article L. 1222-11 du code du travail mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié. La mise en œuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite aucun formalisme particulier.

Le télétravail est désormais impératif lorsqu’il est possible.

Pour assurer la généralisation du télétravail vous devez penser aux éléments suivants : 

  • Demandez à vos collaborateurs de vérifier que leur accès au serveur et aux outils fonctionne à distance
  • Achetez des connexions sécurisées

Pour en savoir plus : les recommandations de l’ARCEP.

2. Management à distance

  • Préparer les managers pour qu’ils puissent s’organiser efficacement (comptes rendus de réunions, documents partagés sur Microsoft teams etc.)
  • Expliciter par écrit les règles liées au télétravail : heures de connexion, vérification de ces heures
  • Envoyer un mail de compte rendu après chaque appel
  • Être disponible vis-à-vis de ses collaborateurs
  • Définir les règles de travail
  • Bien répartir les tâches : savoir à tout moment qui fait quoi
  • La motivation peut venir à manquer : priorisez les taches, définissez des deadlines, et des objectifs quotidiens, demandez à ce que vos équipes vous tiennent au courant de l’état d’avancement des dossiers
  • Pensez à tout ce qui passe par le non verbal et que vous devez désormais expliciter à l’écrit ou à l’oral : pensez au besoin de reconnaissance et de réussite de vos collaborateurs, sachez reconnaitre leur intérêt ou désintérêt pour les taches que vous leur confiez, etc.
  • Cette période de confinement peut être bénéfique : vous allez pouvoir effectuer les tâches de fond que repoussiez par manque de temps
  • Les innovations que ce mode de fonctionnement va apporter doivent être réutilisées lorsque la situation sera revenue à la normale

B/ Les risques psychosociaux

Pensez aux impacts que peuvent avoir l’épidémie mais aussi le bouleversement de votre structure et des habitudes de travail sur vos employés.

Le télétravail ou la mise en chômage partiel (liée à la fermeture d’un site ou à la baisse d’activité) peuvent créer de l’isolement et/ou un sentiment d’insécurité économique.

Pensez à rassurer vos employés, en mettant en place de nouvelles formes de relations interpersonnelles (se référer à la section 1.2, Management à distance), en leur montrant que vous faites tout pour assurer la pérennité de l’entreprise et qu’il n’y aura pas de « sanctions » liées à la baisse d’activité ou à leur absence.

Faites attention aux mots que vous choisissez : pensez que tout document va potentiellement fuiter.

Utilisez vos relais internes : syndicats, médecine du travail, RH etc.

Préparez le retour à la normale qui peut également être source de stress (reprise des dossiers / activités qui ont été mis en pause pendant l’épidémie, retour sur le lieu de travail et peur de s‘exposer au virus, etc.).

1. Les employés en télétravail

  • Ritualiser pour pallier l’isolement des collaborateurs : réunion Skype quotidienne à heure fixe entre tous les membres de l’équipe
  • Inciter les collaborateurs à activer leur webcam pour incarner les réunions
  • Encourager ses employés à télétravailler sainement : faire du sport, avoir un lieu dédié au travail, ne pas s’isoler, avoir des horaires fixes, s’habiller (et changer de tenue entre leur temps de travail et leur temps libre) etc.
  • Respecter leur droit à la déconnexion

2. Les employés qui ne travaillent plus (chômage partiel ou total, arrêt de travail etc.)

Ces employés peuvent avoir la sensation d’être mis à l’écart. Ils sont aussi ceux qui peuvent se montrer le plus inquiet quant à leur stabilité économique.

  • Rassurez-les sur l’impact que cette période chômée aura sur leur contrat de travail et leur place dans l’entreprise.
  • Gardez le contact (s’ils sont d’accord) ! continuez à les appeler, à les tenir au courant, demandez-leur de leurs nouvelles.
  • Intégrez-les à une réflexion sur l’après

3. Les équipes qui doivent faire face à une augmentation de leur charge de travail

  • Pensez également à la surcharge de travail que peuvent connaitre certains employés : ceux qui doivent pallier l’absentéisme généralisé, ceux qui travaillent dans des équipes qui ont été réduites pour respecter les règles de distanciation sociale, les RH qui doivent faire face aux questionnements des autres collaborateurs etc.
  • Ce mode de fonctionnement peut entrainer une augmentation de la charge de travail et donc de la fatigue et des risques liés (burn out, dépression etc.).
  • Il ne faut pas laisser s’installer cette dichotomie entre ce petit groupe qui travaille 20 heures par jour et ceux qui ne travaillent plus. Pensez à mobiliser vos ressources différemment !
  • Pour ne pas être constamment interrompus dans votre travail, fixez des plages horaires auxquelles vous n’êtes pas joignables par téléphone (via Google Agenda par exemple).

4. Les employés qui doivent venir travailler et qui sont potentiellement plus exposés

  • Communiquez : soyez transparent sur ce que vous mettez en place pour assurer leur sécurité, sur votre mode de réflexion, sur les cheminements qui vous ont poussé à prendre cette décision plutôt qu’une autre
  • Écoutez : Soyez à l’écoute des peurs, des demandes, des interrogations de vos collaborateurs. Adaptez vos décisions en fonction.

Psychose collective, comportements inciviques voire illégaux, isolement accru, convivialité diminuée, stress, discriminations : pensez à répondre à tous ces risques. Mettez en place une hotline, instaurez un rituel adapté à la situation, communiquez autour des techniques de gestion du stress etc. Soyez créatifs et prouvez que vous êtes conscients de l’impact que peut avoir la situation sur vos collaborateurs. Ne pensez pas que ce travail est inutile : votre collaborateur sera plus enclin à suivre ces conseils s’ils viennent de son employeur et cela vous prépare collectivement à l’après.

C/ Sécurité informatique

La généralisation du télétravail que nous connaissons est une première. Elle nous prouve que toutes nos structures n’ont pas achevé leur révolution digitale. Quelques conseils :

  • Si votre structure n’est pas prête, prenez le temps nécessaire. Attendez que tous vos collaborateurs puissent avoir accès aux outils et au serveur de manière sécurisée avant de leur demander de le faire.
  • Utilisez des outils collaboratifs gratuits pour garder contact (Skype, Google Docs etc.). Ne faites pas l’économie d’un outil plus sécurisé dès lors que vous traitez des dossiers sensibles.
  • Définissez clairement quelles sont les données sensibles et communiquez autour de cela auprès de vos collaborateurs qui n’en prennent peut-être pas la mesure sans cela.
  • Rappelez à vos collaborateurs les règles élémentaires de sécurité informatique (d’autant plus s’ils se connectent depuis l’ordinateur familial…).
  • Travaillez main dans la main avec vos DSI. Encouragez-les à vous communiquer leurs préoccupations quant à la sécurité informatique de votre structure.
  • Attention également aux arnaques en ligne (dérogations de sortie payantes, sites vendant des masques ou du gel, etc.).

Pour en savoir plus sur la cybermalveillance : le site dédié du gouvernement.

D/ Les conseils en sécurité informatique de Frans Imbert-Vier d’Ubcom

Voici 5 points essentiels et incontournable pour améliorer sérieusement sa résistance aux risques cyber :

  1. Votre PC, votre Mac et vos smartphones doivent être à jour. Cela ne se discute pas, particulièrement en ce moment, même si vous deviez perdre une bonne et vieille application.
  2. En professionnel, n’utilisez JAMAIS une solution de visioconférence gratuite ni un outil de travail collaboratif gratuit. C’est le moment de regarder les solutions européennes comme Tixeo pour la Visio française, et le Suisse Threema pour les communications vocales chiffrées. Ces produits s’installent en 5 minutes, ils sont universels, c’est beaucoup moins cher et souvent bien mieux que les offres proposées par les majors.
  3. Changez le mot de passe de votre box internet et donnez-lui une chaine de 22 caractères alphanumériques et cabalistiques. C’est beaucoup, mais vous n’allez le taper qu’une fois. Cela provoque un ralentissement de l’attaquant qui très souvent abandonne au bout de 5 minutes. Or 22 caractères, il faut plus d’une heure pour casser la chaine. Il n’y a rien de plus vulnérable qu’une box internet.
  4. Avec vos correspondants professionnels, chiffrez vos pièces jointes. Même si vous utilisez votre messagerie professionnelle, vous et votre interlocuteur n’avez pas de firewall pour protéger votre connexion. En chiffrant vos pièces jointes, c’est simple pour quelques euros par mois et c’est français. La start-up Seald.io propose une solution d’une simplicité incroyable qui ne nécessite rien !
  5. Enfin, surveillez bien vos emails. Les attaques par phishing sur le thème du COVID-19 sont légion et certaines sont très bien faites. Les serveurs de votre entreprise ne seront pas systématiquement mis à jour durant la période de confinement. Ils vont donc devenir vulnérables petit à petit. La probabilité qu’un méchant mél passe les filtres sera croissante.
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